Ser eficiente: gestión de procesos y gestión ágil de proyectos

Búsqueda de eficiencia y reducción de costes son dos conceptos que, si bien se han asociado de manera indisoluble en los últimos meses, creemos que no son dos sinónimos, tal como se plantea en demasiadas ocasiones. Reducir costes es meramente reducir el presupuesto de gasto, parece una idea directa que, si gasto menos mi margen se verá incrementado… puede ser que ocurra esta relación, pero es muy poco probable, pues ha de pasar por un necesario mantenimiento del volumen de ventas.

 Ser más eficientes significa gastar mejor y, como resultado de un mejor gasto se pueden mejorar los volúmenes de ventas y optimizar, logrando el máximo rendimiento del gasto realizado. Es una pregunta clave, para la que sí existe respuesta, o más bien varias respuestas; pero desde Katby@n vamos a centrarnos en la siguiente: integración de procesos de negocio con gestión de proyectos ágiles.

Entendemos que estamos planteando conceptos que, es posible sean poco conocidos para la generalidad, es por ello por lo que vamos a proceder a explicarlo detalladamente. En un modelo de mejora continua se pretende la creación de un modelo dinámico donde cada empresa se pregunte por aquello que produce y cómo lo produce, identifique qué se puede mejorar, proceda a su mejora y, una vez puesta ésta en marcha, se continuará preguntando por aquello que produce y cómo lo produce… de manera indefinida. Traslademos esta idea al modelo que pretendemos plantear:

1. La organización se cuestiona qué produce y cómo lo produce. Esta cuestión pondrá, casi con toda seguridad sobre la mesa, que se desconoce exactamente cómo ocurren los procesos de transformación (bienes, información,…) dentro de la organización. No existe documentación, no está explicitada la relación entre departamentos, las tareas no se realizan de la misma manera por distintos empleados… Ésta no es una situación de desorganización, pero sí es un espacio de notable mejora. Analizar qué se hace puede llevar a descubrir un mejor modo de ejecutar las tareas del proceso productivo. Generalizar ese mejor hacer mediante la definición de procesos de negocio, tendrá un alto potencial de mejora de la eficiencia.
2. Identifique qué se puede mejorar, proceda a su mejora. La definición de los procesos como hemos indicado, es un potencial de eficiencia, pero llevarlo a la realidad precisa de su implantación en la organización. Implantar significa formar, implicar, motivar, transformar, comunicar… Es preciso apoyarse en un sistema de trabajo que ayude a ejecutar el proyecto de puesta en marcha del nuevo modelo de procesos, un tipo de proyecto abierto al cambio, la transformación, que pueda mantenerse en el tiempo, vinculado directamente a la decisión de implantación de la mejora continua, y que fomente el compromiso. Sin duda el modelo de gestión de proyectos ágiles será la manera de lograr que esto ocurra. Será a través de un proyecto, nunca de un proceso, con el que se conseguirá la transformación en la organización. Y, en este caso la transformación objetivo será la implantación de un modelo de gestión basado en procesos.
3. Continúe preguntándose por aquello que produce y cómo lo produce. El éxito en la ejecución del proyecto ágil será implantar la ejecución de tareas por procesos. Aquí se identificará de manera inmediata la posibilidad de medir aquellos procesos ya implantados, buscando identificar oportunidades de mejora o, identificar tareas que, si bien existen aún no les ha sido definido su proceso. El resultado de este cuestionamiento posibilitará oportunidades de mejora que, deberán  ser ejecutadas según los criterios de importancia, necesidad, urgencia… Se definirá de esta manera lo que en metodologías ágiles se denomina cola de producto, que irá siendo gestionada por el área de responsabilidad competente, iniciándose continuamente proyectos ágiles de transformación en la organización que estará avanzando hacia un modelo de procesos altamente eficiente, abiertos a la transformación.

Organizarse bajo este modelo aporta la flexibilidad suficiente para que la empresa se pueda adaptar a las transformaciones a las que le obligue el entorno. La revisión continua de los procesos puede demostrar que, si bien un proceso ha conseguido la excelencia en su ejecución, podría resultar innecesario para la organización por haberse transformado su realidad (globalización, restricción de crédito,…). De nuevo un proyecto ágil permitirá el cambio, la eliminación del proceso o su readpatación, si fuera posible.Lo descrito que puede parecer complejo, y lo es más aún cuanto mayor sea el tamaño, más diversa su estructura y más complejo el modelo de la organización a transformar. Pero afortunadamente en la actualidad se cuenta con soportes que la tecnología pone a su disposición, herramientas de gestión de procesos fáciles de usar y a la vez tremendamente completas; susceptibles de integrarse fácilmente con herramientas de gestión ágil de proyectos, que facilitan la comunicación y la integración de los implicados y los comprometidos en el proceso de cambio. Lo más destacable radica en el hecho de que si bien en las últimas décadas pensar en poner en marcha una acción cómo ésta parecía destinada únicamente a las grandes corporaciones, con gran capacidad financiera y de recursos humanos, en la actualidad es accesible y disponible para todo tipo de organizaciones. Transformarse hacia la eficiencia es, en estos momentos, más una decisión de actitud que financiera, sin duda.